学外でのサークル活動に最適な貸し会議室
大学内のサークル活動をするときには、学校内の施設を借りることができます。
ですが構内で活動するサークルは非常にたくさんありますし、常に借りたい広さの教室や設備を使用することができるとは限りません。
また関東近郊では複数の場所にキャンパスがある大学が多くありますので、キャンパスをまたいだメンバーがいるときの活動場所の確保にも苦労をするところです。
大学をまたいだインカレサークルになると、いずれかの学校の教室を借りるハードルは更に高くなります。
思うような施設を用意することができないという場合には、学校を離れた外部の施設を利用するのがおすすめになります。
学外の施設を借りるといってもそう難しいことはありません。
インターネットを使用した予約サービスは既に複数の企業で運営されていますし、中には料金もサービス内容も非常に充実したものもあります。
アクセスのしやすい都内一等地の施設もレンタル可能なので、全国から人が集まるような大きなイベントを行うときにも安心です。
もちろん都内だけでなく、神奈川県や埼玉県など関東近郊や、関西など全国の施設に対応しているのでどこからでも地域の実情に応じたレンタルが可能です。
貸し会議室レンタルの利用方法
上記で紹介したサービスを例にして貸し会議室を利用するときの流れを簡単に説明します。
利用をする前にまず公式サイトから自分たちが利用したい場所や設備の施設を検索します。
レンタル施設がだいたい決まったらメールフォームもしくはFAX、電話で仮予約という形で物件をおさえます。
仮予約の時点ではまだ料金は発生しないので、その後折り返しで施設のスタッフから連絡が来るのを待ちます。
施設スタッフとの打ち合わせでは、具体的にいつどのように施設を使用したいかということをヒアリングし、どういった方法で施設設営をするかということを決めていきます。
施設レンタルに慣れていない学生であっても、企業のスタッフの方で話をある程度まとめてくれるので心配はいりません。
予算やスケジュールがまとまったらそこで本契約となるので、必要な費用を前払いすることで契約どおりの施設利用ができます。
本契約をしてから利用をキャンセルするとキャンセル料金が発生してしまうことになるので、必要な料金は事前に用意をしておくようにしましょう。
利用当日に音響や映像のための機器が必要というときにはこの打ち合わせのときに依頼をすることで事前にセッティングしてもらうこともできます。
当日にもスタッフが常駐し何か困ったことが起こった場合に迅速に対応してもらえるのでおすすめです。